Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur Verantwortlichen Stelle" in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen (z.B. über unser Kontaktformular). Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs).

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden (nur mit Ihrer Einwilligung über unser Consent Management System).

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

IDENTIC Projects eGbR
Kreuzberg 71
59846 Sundern
Deutschland

E-Mail: info@identic.pro
Website: https://identic.pro

Rechtsform: eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR)
Sitz der Gesellschaft: Sundern
Eingetragen beim Amtsgericht Arnsberg im Gesellschaftsregister 532, Nummer der Eintragung: 1
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE 365671448

Die verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Konkrete Aufbewahrungsfristen:

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung basiert auf den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

3. Datenverarbeitung auf dieser Website

Server-Logfiles

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden folgende Daten verarbeitet:

Werkzeuge für KI-Assistenten im Browser (WebMCP)

Unsere Website bietet KI-Assistenten, die in Ihrem Browser für Sie handeln („Browser-Agenten“), eigene Werkzeuge nach dem offenen Standard WebMCP an. Ein solcher Assistent kann damit unsere Leistungen und Referenzen abfragen und unser Kontaktformular für Sie ausfüllen. Die Werkzeuge werden nur angeboten, wenn Ihr Browser WebMCP unterstützt, und nur genutzt, wenn Sie einen solchen Assistenten einsetzen. Das Anbieten selbst überträgt keine Daten an uns.

Abfrage von Leistungen und Referenzen: Der Assistent erhält nur Inhalte, die auf unserer Website ohnehin öffentlich sichtbar sind. Für die Abfrage sendet Ihr Browser eine Anfrage an unseren Server, gegebenenfalls mit einem Suchbegriff. Dabei fallen dieselben Daten an wie bei jedem Seitenaufruf (siehe „Server-Logfiles“). Den Suchbegriff speichern wir nicht. Wir setzen dafür keine Cookies und werten die Abfragen nicht aus.

Kontaktanfrage: Auf Ihren Wunsch kann der Assistent Name, E-Mail-Adresse, Firma und Nachricht in unser Kontaktformular eintragen. Durch dieses Werkzeug wird nichts an uns gesendet. Die Angaben bleiben in Ihrem Browser, bis das Formular abgesendet wird. Wir bitten Sie, Ihre Angaben vorher zu prüfen und selbst auf „Senden“ zu klicken; die Website weist Sie darauf hin. Erst mit dem Absenden verarbeiten wir die Anfrage wie im Abschnitt „Kontaktformular“ beschrieben (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Erlauben Sie Ihrem Assistenten, das Formular selbst abzusenden, geschieht das in Ihrem Auftrag.

Ihr KI-Assistent: Der Assistent und sein Anbieter (z. B. Ihr Browser- oder KI-Anbieter) handeln in Ihrem Auftrag und nicht in unserem. Welche Daten der Assistent an seinen Anbieter übermittelt und was mit unseren Antworten geschieht, richtet sich nach dessen Datenschutzbestimmungen. Darauf haben wir keinen Einfluss.

Benutzeranmeldung (NextAuth)

Für den Zugang zu geschützten Bereichen unserer Website verwenden wir ein Authentifizierungssystem:

Content Management (Sanity)

Für die Verwaltung der Website-Inhalte nutzen wir das Content Management System Sanity:

KI-gestützter Chat-Assistent und Lösungsberater

Unsere Website bietet zwei KI-gestützte Funktionen über Google Discovery Engine: einen Chat-Assistenten und einen Lösungsberater.

Veröffentlichung von Team-Profilen (strukturierte Daten / schema.org)

Auf unseren öffentlichen Team- und Profilseiten veröffentlichen wir Angaben zu den Gesellschaftern der IDENTIC Projects eGbR. Diese Angaben werden zusätzlich in einem maschinenlesbaren Format (strukturierte Daten nach dem schema.org-Standard, „Person“-Auszeichnung) bereitgestellt, damit Suchmaschinen und KI-Systeme die Inhalte korrekt einordnen können.

Hinweis: Es werden ausschließlich geschäftliche, ohnehin öffentlich dargestellte Angaben strukturiert bereitgestellt. Private Kontaktdaten werden nicht veröffentlicht. Die betroffenen Personen können ihre Foto-Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe „Ihre Rechte als Betroffene/r“).

Zugriff durch KI-Crawler und Nutzung von Inhalten für KI-Training

Wir erlauben automatisierten Diensten (sogenannten Crawlern) den Zugriff auf die öffentlich zugänglichen Inhalte dieser Website, einschließlich Crawlern von Anbietern generativer KI-Systeme (z. B. OpenAI/GPTBot, Anthropic/ClaudeBot, Google-Extended, Perplexity, Common Crawl/CCBot, Apple/Applebot-Extended).

Das bedeutet: Die öffentlich zugänglichen Inhalte dieser Website – einschließlich der unter „Veröffentlichung von Team-Profilen“ genannten personenbezogenen Angaben – können von diesen Anbietern abgerufen und unter Umständen zum Training oder zur Verbesserung ihrer KI-Modelle sowie zur Beantwortung von Nutzeranfragen (etwa mit Quellenangabe) verwendet werden.

Wichtiger Hinweis: Sobald Inhalte in das Training eines KI-Modells eingeflossen sind, kann eine vollständige Löschung dieser Trainingsdaten durch den jeweiligen Anbieter nicht garantiert werden. Die aus dem Training resultierenden Modellanpassungen lassen sich technisch in der Regel nicht individuell rückgängig machen.

Widerspruch und Ausschluss: Betroffene Personen können der Nutzung ihrer personenbezogenen Daten für KI-Training widersprechen (Art. 21 DSGVO). Auf Wunsch nehmen wir einzelne Profilseiten technisch von der Erfassung durch KI-Crawler aus. Wenden Sie sich hierzu an info@identic.pro.

4. Consent Management und Cookies

c15t Consent Manager

Wir verwenden ein professionelles Consent Management System zur DSGVO-konformen Einholung von Einwilligungen:

Ihre Kontrollmöglichkeiten:

Google Analytics 4

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 zur Analyse der Websitenutzung:

5. Externe Dienstleister

Google Workspace (E-Mail)

Für unsere E-Mail-Kommunikation und die Zustellung von Kontaktformular-Nachrichten nutzen wir Google Workspace:

Google Cloud Platform

Unsere gesamte Infrastruktur wird auf der Google Cloud Platform gehostet:

Google OAuth (NextAuth)

Für die Benutzeranmeldung nutzen wir Google OAuth über NextAuth:

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Drittlandübermittlungen erfolgen auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder eines gültigen Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO).

6. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO erfüllt sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen Ihrer besonderen Situation der Verarbeitung zu widersprechen.

Der KI-gestützten Vorverarbeitung Ihrer E-Mails können Sie darüber hinaus jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (siehe Abschnitt 12).

Recht auf Widerruf von Einwilligungen

Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies betrifft insbesondere:

Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren:

Zuständige Behörde für NRW:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW

Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: +49 (0)211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7. SSL/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in der Browserzeile.

8. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für alle Anfragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder bei Beschwerden kontaktieren Sie uns unter:

IDENTIC Projects eGbR
Datenschutzanfragen
E-Mail: info@identic.pro
Post: Kreuzberg 71, 59846 Sundern, Deutschland

Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 DSGVO.

9. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten bei uns ist freiwillig (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO). Bestimmte Funktionen setzen jedoch Daten voraus:

10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 13 Abs. 2 lit. f DSGVO). Der KI-Chat-Assistent und der KI-Lösungsberater auf unserer Website dienen ausschließlich der Informationsbereitstellung und haben keine Entscheidungswirkung gegenüber Besuchern; die Auswertung der Protokolle dient nur der Verbesserung unseres Angebots und nicht der Bewertung einzelner Personen.

Auch die KI-gestützte Vorverarbeitung eingehender E-Mails (Abschnitt 12) dient nur der Kategorisierung als Arbeitshilfe; jede Entscheidung über Ihr Anliegen trifft ein Mensch.

11. Browser-Erweiterung „IDENTIC Workspace“ (interne Nutzung)

Für interne Besprechungen stellen wir Gesellschaftern der IDENTIC Projects eGbR eine Browser-Erweiterung („IDENTIC Workspace“) für Chromium-basierte Browser bereit. Die Erweiterung erfasst die in Google Meet angezeigten Untertitel — ausschließlich, nachdem eine teilnehmende Person die Mitschrift in der Erweiterung ausdrücklich eingeschaltet hat. Laufende Untertitel allein lösen keine Erfassung aus.

Verarbeitete Daten: der Untertiteltext des Gesprächs, die von Google Meet angezeigten Sprechernamen sowie der Name der Besprechung. Ergänzend überträgt die Erweiterung die in unserer Arbeitsplattform aktuell geöffnete Ansicht als Zuordnungshinweis. Die Daten werden an unsere zugangsgeschützte interne Arbeitsplattform (workspace.identic.app, betrieben auf Google Cloud in der EU) übertragen und dort zur Erstellung von Besprechungsnotizen und Arbeitsvorschlägen verarbeitet.

Speicherdauer: Die Rohtexte der erfassten Gesprächssegmente werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation interner Besprechungen). Die Erweiterung kann nur von Gesellschaftern der IDENTIC Projects eGbR genutzt werden.

Von der Mitschrift können auch externe Teilnehmende einer Besprechung betroffen sein (z. B. Kunden oder Partner): Verarbeitet werden dann ihr in Google Meet angezeigter Name und ihre als Untertitel erfassten Wortbeiträge. Externe Teilnehmende können der Mitschrift jederzeit widersprechen, auch während der Besprechung (Art. 21 DSGVO). Die Mitschrift wird dann nicht gestartet bzw. beendet; bereits erfasste Beiträge löschen wir auf Wunsch.

12. KI-gestützte Vorverarbeitung eingehender E-Mails

E-Mails, die an unsere geschäftlichen E-Mail-Adressen (@identic.pro) gesendet werden, verarbeiten wir mithilfe eines KI-Systems vor. Dabei wird die eingehende Nachricht automatisiert ausgewertet, um sie thematisch zu kategorisieren und übersichtlich aufzubereiten. So behalten wir den Überblick über eingehende Anfragen und können sie schneller der zuständigen Person zuordnen und bearbeiten.

Die KI trifft keine Entscheidungen über Sie oder Ihr Anliegen. Die Kategorisierung ist eine Arbeitshilfe; gelesen, bewertet und beantwortet werden Ihre E-Mails weiterhin von uns. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Bitte senden Sie uns keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) per E-Mail. Müssen Sie uns solche Daten mitteilen, sprechen Sie uns bitte vorher an; wir nehmen die betreffende Korrespondenz dann von der KI-Vorverarbeitung aus.

Widerspruchsrecht: Sie können der KI-gestützten Vorverarbeitung Ihrer E-Mails jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 DSGVO) — formlos per E-Mail an info@identic.pro. Wir setzen Ihre Absenderadresse dann auf eine Ausschlussliste: E-Mails von dieser Adresse werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr durch das KI-System verarbeitet, sondern ausschließlich manuell bearbeitet. Für die Bearbeitung Ihres Anliegens entstehen Ihnen dadurch keine Nachteile.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Versionshistorie:

Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).